Työnantaja voi tarjota työntekijöilleen sekä eläkkeellä oleville entisille työntekijöilleen verovapaasti tiettyjä henkilökuntaetuja. Edut annetaan työsuhteen perusteella, mutta niitä ei katsota verotuksessa korvaukseksi tehdystä työstä.
Erilaisten henkilökuntaetujen tarjoaminen on nykyisin yrityksissä tavanomaista. Työnantajan intressi henkilökuntaetujen tarjoamiseen liittyy tyypillisesti positiivisen työnantajakuvan vahvistamiseen sekä henkilöstön työkyvyn ja -motivaation sekä tyytyväisyyden edistämiseen.
Tyypillisesti henkilökuntaetuja tarjotaan tasapuolisesti kaikille työntekijöille. Työntekijä voi luonnollisesti aina itse päättää, käyttääkö hän etua vai ei. Työpaikan vakiintuneeksi käytännöksi muodostuneita henkilökuntaetuja lukuun ottamatta henkilökuntaetujen ei yleensä ole katsottu olevan osa työntekijän työsuhteen ehtoja, joten työnantaja voi päättää henkilökuntaetujen tarjoamisesta tai niiden poistamisesta.
Työntekijän verotuksessa työnantajalta saatu henkilökuntaetu voi olla kokonaan verovapaa etu, osittain verovapaa etu tai kokonaan veronalainen etu. Tässä kirjoituksessa keskitytään pääasiassa kokonaan verovapaisiin henkilökuntaetuihin.
Verovapaita henkilökuntaetuja on kahta tyyppiä
Henkilökuntaetujen verovapaudesta säädetään
tuloverolain 69 §:ssä. Edellytykset täyttävät henkilökuntaedut eivät ole saajalleen veronlaista palkka- tai eläketuloa, jos niitä ei ole annettu rahapalkan sijaan. Seuraavat koko henkilökunnan tai työnantajan palveluksesta eläkkeellä olevien työnantajalta saamat tavanomaiset ja kohtuulliset henkilökuntaedut eivät ole etujen saajille veronalaista tuloa:
- etu työnantajan järjestämästä terveydenhuollosta
- henkilökunta-alennus työnantajan tavaroista tai palveluista
- merkkipäivälahja tai muu vähäinen lahja, joka on saatu muuna kuin rahana tai siihen verrattavana suorituksena
- etu työnantajan järjestämästä virkistys- tai harrastustoiminnasta
- etu työnantajan järjestämästä yhteiskuljetuksesta asunnon ja työpaikan välisillä matkoilla.
Verovapaita henkilökuntaetuja voi olla kahta erilaista tyyppiä, joko kollektiivisia henkilökuntaetuja tai yksilöllisiä henkilökuntaetuja:
1. Kollektiiviset henkilökuntaedut
Kollektiivisten henkilökuntaetujen verovapauden edellytyksenä on, että etu on koko henkilökunnan tai työnantajan palveluksesta eläkkeellä olevien käytettävissä. Etu voi olla kollektiivinen kolmessa eri tilanteessa:
- etu on koko työnantajan palveluksessa olevan henkilökunnan käytettävissä,
- etu on kaikkien työnantajan palveluksesta eläkkeellä olevien käytettävissä, tai
- etu on yhteisesti sekä koko työnantajan palveluksessa olevan henkilökunnan että kaikkien työnantajan palveluksesta eläkkeellä olevien käytettävissä.
Kollektiivisten henkilökuntaetujen verovapauden edellytyksenä on, että edut ovat sekä laadultaan että arvoltaan tavanomaisia ja kohtuullisia. Tavanomaisuutta ja kohtuullisuutta arvioidaan tapauskohtaisesti annettavasta edusta riippuen. Arvioinnin lähtökohtana on yleensä edun raha-arvo eli käytännössä edun järjestämisestä työnantajalle aiheutuvat kustannukset tai työntekijälle syntyvän säästön määrä. Näiden lisäksi huomioidaan edun sisältö ja sen tavanomaisuus ja kohtuullisuus.
Kaikkien kollektiivisten henkilökuntaetujen määrittelyyn kuuluviin etuihin liittyy edellä mainittujen edellytysten lisäksi runsaasti erilaisia tarkentavia sääntöjä ja yksityiskohtia, joiden täyttyminen on aina syytä varmistaa tapauskohtaisesti ennen etujen tarjoamista henkilöstölle.
2. Yksilölliset verovapaat henkilökuntaedut
Tuloverolaissa säädetään myös sellaisten henkilökuntaetujen verovapaudesta, jotka ovat työntekijälle yksilöllisestikin annettuina verovapaita. Yksilöllinen henkilökuntaetu tarkoittaa sitä, että edun verovapauden edellytyksenä ei ole edun tarjoaminen koko henkilökunnalle tai työnantajan palveluksesta eläkkeellä oleville.
Seuraavat henkilökuntaedut ovat myös työntekijälle yksilöllisesti annettuina verovapaita.
- tavanomainen ja kohtuullinen etu, jonka liikenteenharjoittajan palveluksessa tai tämän palveluksesta eläkkeellä oleva saa työnantajalta matkaan oikeuttavana vapaa- tai alennuslippuna
- työnantajan järjestämä sairaan lapsen hoito ajalta, jona työntekijällä olisi oikeus hoitovapaaseen täysin palkkaeduin
- työntekijän työkäyttöä varten järjestetyn tietoliikenneyhteyden yksityiskäyttö.
On tärkeää huomioida, että kumpikaan – kollektiivinen tai yksilöllinen verovapaa henkilökuntaetu – ei voi missään tilanteessa olla korvausta tehdystä työstä, eli edun antamisella ei voi korvata palkanmaksua. Saatu etu on palkkaa, jos työnantajan ja edun saajan välillä on sovittu, että jollakin henkilökuntaedulla korvataan osaksikaan palkan maksua.
Muut kuin tuloverolain 69 §:n säännöksiin perustuvat edut
Kaikki edellä kuvatut henkilökuntaedut ovat tuloverolain 69 §:n säännöksiin perustuvia verovapaita henkilökuntaetuja. Myös muissa verolainsäädäntöön sisältyvissä säännöksissä on sellaisia elementtejä, joissa voi olla kyse joltakin osin henkilöstölle annettavissa olevista verovapaista eduista. Tällaisia henkilökuntaetujen kaltaisia seikkoja voi liittyä esimerkiksi seuraaviin työsuhteeseen liittyviin asioihin:
- työnantajalta saadut luontoisedut
- työnantajalta saatu työsuhdematkalippu
- henkilöstörahastosta saatu tulo
- työsuhteeseen perustuvassa osakeannissa ja työsuhdeoptiojärjestelyssä syntyvä etu
- työnantajalta saadun lainan korkoetu
- työnantajan maksamat vakuutusmaksut
- irtisanotun työntekijän työllistymistä edistävä valmennus ja koulutus
- työnantajan kustantama koulutus
- työnantajan maksamien muuttokustannusten verotus.
Yhteenveto
Verovapaiden henkilökuntaetujen verotukselliseen hyväksyttävyyteen liittyy paljon varsin tarkkojakin yksityiskohtia, joiden oikeellisuus kannattaa aina varmistaa ennen etujen tarjoamista ja niihin liittyvien sopimusten hyväksymistä. Yrityksessä jo olemassa olevien ja verovapaina käsiteltyjen henkilökuntaetujen osalta kannattaa myös ajoittain varmistaa, että yrityksessä noudatettu menettely täyttää kaikilta osin lainsäädännön ja verotuskäytännön edellytykset etujen varovapaudelle.
Artikkelin kirjoittaja Juha-Matti Luojus työskentelee Moore Idmanin veroasiantuntijana ja palvelee yrityksiä erilaisissa verokysymyksissä. Ota yhteyttä!