Toimintansa alkuvaiheessa olevissa yhtiöissä tuotetta tai palvelua saatetaan kehittää useiden vuosien ajan. Kehittämistoiminnasta syntyy kustannuksia, mutta ei niinkään tuloja. Kehittämistoiminta vaati usein työtunteja, erilaisia- aine ja tarvikeostoja sekä ulkopuolisia palveluita. Kehittämisprojekteja varten saatetaan tehdä myös erilaisia kone ja kalustohankintoja.
Projekti voi kestää useitakin vuosia ennen kuin uusi tuote tai palvelu saadaan markkinoille. Joskus saatetaan myös todeta, että tuotetta tai palvelua ei ole mahdollista saattaa markkinoille ja projekti päättyy.
Tässä artikkelissa asiantuntijamme Mikael Lanne kertoo, mihin asioihin yhtiön johdon on hyvä kiinnittää huomiota pohdittaessa kehittämismenoja tilinpäätöksessä.
Kehittämismenot kuluiksi on yksi vaihtoehto
Pääsääntöisesti kehittämistoimintaa harjoittava yhtiö voi kirjata kehittämistoiminnasta kertyneet kulut suoraan tilikauden kuluksi. Toisaalta tiettyjen edellytysten täyttyessä kehityskulut voi aktivoida taseen pysyviin vastaaviin ja poistaa vasta vaikutusaikanaan.
Usein kehitystyötä tekevät yhtiöt haluavat välttää kehityskulujen kirjaamisen tilikauden kuluksi. Tämä johtuu siitä, että kuluiksi kirjaaminen voi johtaa tilanteeseen, jossa yhtiön tulosta saattavat rasittaa hyvinkin merkittävät keittämisestä johtuvat kustannukset. Tällöin tulos voi kääntyä negatiiviseksi, samoin oma pääoma.
Tappiollinen tulos ja negatiivinen oma pääoma voivat johtaa tilanteeseen, jossa lisärahoituksen hankkiminen hankaloituu tai pahimmassa tapauksessa estyy kokonaan. Tämä saattaa myös luoda yhtiön sidosryhmille vääristyneen käsityksen yhtiön taloudellisesta asemasta ja tilanteesta.
Kehittämismenojen aktivointi on toinen vaihtoehto
Kirjanpitolain 5 luvun 8§:n mukaan "kehittämismenot saadaan aktivoida, jos niiden odotetaan tuottavan tuloa useampana tilikautena".
Edellä mainittu kohta mahdollistaa kehittämismenojen aktivoinnin taseeseen, mikäli niiden odotetaan tuottavan tuloa useampana tilikautena.
Kehittämismenojen aktivoimisen kautta yhtiö pystyy kohdistamaan kehittämistoiminnasta muodostuneita menoja aikakaudelle, jolloin niitä vastaavat tulot muodostuvat. Tämä voi antaa myös realistisemman kuvan yhtiön tilanteesta.
Tässä on oltava tarkkana. Etenkin taloudellisissa vaikeuksissa olevilla yhtiöillä saattaa olla intressi aktivoida kehittämismenoja, vaikka edellytyksiä ei olisi.
Esimerkiksi eräässä Turun hovioikeuden 31.8.2018 antamassa ratkaisussa yhtiön toimitusjohtaja tuomittiin törkeästä kirjanpitorikoksesta. Kyseissä tapauksessa oli kyse mm. taseeseen aktivoiduista kehittämismenoista, joille ei katsottu olevan riittäviä perusteita.
Kehittämismenojen aktivoinnin riittävät perusteet
Mitä siis ovat riittävät perusteet? Kehittämismenojen aktivoimisen yhtenä keskeisimpänä edellytyksenä on tulevaisuuden tuotto-odotukset. Mikäli aktivoituihin kehittämismenoihin ei liity tulevaisuuden tuotto-odotuksia, ei niitä voi myöskään aktivoida.
Tulevaisuuden tuotto-odotukset perustuvat usein yhtiön johdon laatimaan budjettiin tulevaisuuden tuotto-odotuksista. Koska budjetti saattaa ulottua hyvinkin usean vuoden päähän, kasvaa myös ennusteiden epävarmuus. Yhtiön johdon onkin hyvä noudattaa erityistä varovaisuutta ja kriittisyyttä laskelmia laatiessa ja dokumentoida ne huolellisesti. Taseeseen aktivoidut kehittämismenot poistetaan suunnitelman mukaisina poistoina vaikutusaikanaan.
Aktivoitujen kehittämismenojen tulonodotuksia tulee säännöllisesti arvioida. Diskontattujen tulonodotusten yhteismäärän tulisi minimissään kattaa jäljellä olevat kehittämismenot. Jos tulevaisuuden tulonodotukset ovat muuttuneet alkuperäisestä budjetista, tulee poistosuunnitelmaa päivittää ja aktivoiduista kehittämismenoista tehdä mahdollisia alaskirjauksia.
Erityistä huomiota tulee kiinnittää myös siihen, että kehittämismenoihin kohdistetaan vain ne kulut, jotka liittyvät kehittämistoimintaan. Esimerkiksi aktivoitujen palkkojen tulee perustua projektissa työskentelevien henkilöiden tuntikirjanpitoon.
On myös hyvä huomata, että kehittämismenot vaikuttavat yhtiön jakokelpoiseen omaan pääomaan, sillä siihen liittyy erityinen voitonjakorajoitus. Jäljellä olevaa aktivoitua osuutta kehittämismenoista ei ole mahdollista jakaa.
Tutkimusmenot on erotettava kehitysmenoista
On tärkeää erottaa kehittämismenot tutkimusmenoista, sillä tutkimusmenoja ei ole mahdollista aktivoida vaan ne tulee kirjata tilikauden kuluksi.
Lainsäädännöstä ei suoraan käy ilmi, mitä ovat tutkimus- ja kehittämismenot. Tulkinta-apua tutkimus- ja kehittämismenojen väliseen määrittelyyn voidaan hakea kumotusta
työ- ja elinkeinoministeriön asetuksesta kehittämismenojen aktivoinneista. Sen mukaan:
”Kehittämistoiminnalla tarkoitetaan tutkimustulosten tai muun tietämyksen soveltamista uusien tai aikaisempia olennaisesti parempien raaka-aineiden, laitteiden, tuotteiden, prosessien, järjestelmien tai palvelujen suunnitteluun ennen kaupallisen tuotannon tai käytön aloittamista.
Kehittämismenoihin ei lueta kehittämistoiminnan kohteiden etsinnästä, arvioinnista ja valinnasta syntyneitä menoja, tähän prosessiin liittyvän tiedon hankkimisesta aiheutuneita menoja eikä muita vastaavia menoja Tällaiset menot ovat tutkimusmenoja.”
Lopuksi
Kehittämismenoja koskevaa ohjeistusta ja lainsäädäntöä on verrattain vähän. Tämä voi herkästi johtaa virheellisiin aktivointeihin ja sitä myötä virheellisesti laadittuun tilinpäätökseen. Myös tulevaisuuden tuotto-odotuksiin saattaa sisältyä epävarmuutta.
Jos sinulle tulee kysyttävää tai haluat tietää aiheesta lisää, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään.
Ota yhteyttä!